Una factura mal emitida no solo genera una reclamación del cliente: puede costarte la deducción del gasto, una sanción de la Agencia Tributaria o un problema en una comprobación años después. Con la ley antifraude y el despliegue de Verifactu el margen para improvisar se ha reducido bastante. Aquí tienes lo que tiene que aparecer sí o sí, qué tipo de IVA aplicar y cómo facturar limpio fuera de España.
Datos obligatorios de una factura
El Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) fija los campos obligatorios. Una factura completa lleva:
- Número de factura: correlativo y sin saltos, con prefijo de año si quieres (por ejemplo
2026/0001). - Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación.
- Nombre y apellidos o razón social del emisor, es decir, tus datos como autónomo o los de la sociedad.
- NIF del emisor.
- Nombre y apellidos o razón social del destinatario y su NIF.
- Domicilio de ambas partes con calle, código postal, municipio y país.
- Descripción de la operación con cantidad, precio unitario e importe por línea.
- Tipo de IVA y cuota, desglosados por tipo si en la misma factura conviven varios.
- Recargo de equivalencia cuando el cliente es un comerciante minorista acogido al régimen (5,2 por ciento adicional sobre el 21 por ciento).
- Retención de IRPF cuando prestas servicios profesionales a empresas o autónomos: normalmente el 15 por ciento, y el 7 por ciento durante los tres primeros años de actividad si te acoges a ello.
- Total a pagar como suma final.
En las facturas simplificadas (comercio y hostelería, hasta 400 EUR con IVA incluido, o hasta 3.000 EUR en determinados sectores) se piden menos datos. Pero en cuanto el cliente quiere deducirse el gasto, tiene que pedir factura completa con su NIF y su domicilio.
Consejo
Si facturas servicios profesionales a otro autónomo o a una sociedad, incluye siempre la retención de IRPF. Si te la olvidas, cobras el importe íntegro pero sigues debiendo ese 15 por ciento a Hacienda, y recuperarlo del cliente después es incómodo.
El IVA en la factura
En el día a día te vas a mover entre cuatro situaciones:
| Tipo | Cuándo | Ejemplos |
|---|---|---|
| 21 por ciento | General | Consultoría, software, marketing, obra en local comercial |
| 10 por ciento | Reducido | Alojamiento, hostelería, transporte de viajeros, algunas renovaciones |
| 4 por ciento | Superreducido | Alimentos básicos, libros, prensa, productos de apoyo |
| Exenta | Sin IVA | Sanidad, enseñanza reglada, seguros, alquiler de vivienda |
Ojo con una confusión frecuente: "sin IVA" y "IVA al 0 por ciento" no son lo mismo. En las operaciones exentas tampoco puedes deducirte el IVA soportado de tus gastos, así que la exención no es una ventaja automática. Tenlo en cuenta al fijar precios.
En Mallorca es habitual que una misma obra combine dos tipos: una reforma en vivienda puede llevar 10 por ciento en la ejecución y 21 por ciento en la parte de proyecto o dirección facultativa. Separa esas partidas en líneas distintas con su base y su cuota. Si van mezcladas, la discusión con la Agencia Tributaria llega más tarde y con recargo.
Regímenes especiales y exenciones
No existe una franquicia por bajo volumen de facturación: repercutes IVA desde el primer euro y presentas el modelo 303 cada trimestre, factures 3.000 o 300.000 EUR al año. El régimen europeo para pequeñas empresas con umbral de 85.000 EUR se prevé plenamente operativo en España a partir de 2027, y hasta entonces la regla general no cambia.
Sí hay regímenes especiales que alteran la mecánica:
- Recargo de equivalencia: obligatorio para el comercio minorista que vende a consumidor final. Pagas un recargo al comprar (5,2 por ciento sobre el tipo general) y a cambio no presentas modelo 303 ni 390 por esa actividad.
- Régimen simplificado (módulos): para actividades tasadas como taxi, bar o peluquería. Tributación por índices en lugar de por resultado real, con límites de facturación que conviene vigilar cada año.
- Ventas a distancia por debajo de 10.000 EUR: si vendes muy poco a particulares de otros países de la UE, puedes seguir aplicando IVA español en lugar de darte de alta en la ventanilla única.
Para la mayoría de actividades de servicios la respuesta es simple: repercute IVA, ingrésalo trimestralmente y deduce el soportado con factura completa a tu nombre.
Verifactu y programas de facturación
Con Verifactu, el programa que emite tus facturas tiene que generar un registro encadenado e inalterable de cada una, con código de verificación. Eso deja fuera las plantillas de Word y las hojas de cálculo. Programas que funcionan bien en España:
- Holded
- Quipu
- FacturaDirecta
- Contasimple
- Anfix
- A3 o Sage, habituales en gestorías con volumen
Todos gestionan las series de numeración, generan el PDF, envían la factura al cliente y exportan a tu gestoría. Si tienes una sociedad, elige además una herramienta compatible con el SII por si en algún momento superas el umbral que obliga al suministro inmediato de información. Las especificaciones y el calendario de entrada están publicados en la sede de la Agencia Tributaria.
Advertencia
Anular una factura y reutilizar su número deja de ser viable con la lógica de Verifactu. La única vía correcta es la factura rectificativa, que referencia expresamente la factura original y su fecha. Corregir a mano en la contabilidad ya no es una opción defendible en una comprobación.
Facturar fuera de España
Muchos profesionales de la isla trabajan para clientes de la península y de otros países. Las reglas cambian según quién sea el destinatario:
- Empresa de otro país de la UE con NIF-IVA válido en el VIES: inversión del sujeto pasivo. Emites sin IVA con la mención "Operación intracomunitaria, inversión del sujeto pasivo, art. 196 Directiva 2006/112/CE". Para poder hacerlo necesitas estar en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), que se solicita con el modelo 036, y declarar la operación en el modelo 349.
- Particular de otro país de la UE: por regla general el IVA se devenga en España. En servicios prestados por vía electrónica y en ventas a distancia se aplica la ventanilla única (OSS) y, a partir de 10.000 EUR anuales en el conjunto de la UE, repercutes el IVA del país del cliente.
- Reino Unido, Suiza u otro tercer país: factura sin IVA con la mención "Exportación exenta, art. 21 Ley 37/1992". Los aranceles e impuestos de importación corren por cuenta del cliente.
- Cliente en España sin NIF-IVA intracomunitario: factura con IVA español, en la mayoría de casos al 21 por ciento.
Comprueba el NIF-IVA en el VIES el mismo día en que emites y guarda el justificante de la consulta. Si el número ha caducado y tú has facturado sin IVA, la cuota te la reclaman a ti, no al cliente.
Plazos de conservación
Los plazos se solapan y en la práctica acaban siendo de 6 a 10 años:
- Fiscal: al menos 4 años desde el fin del plazo de declaración (art. 66 de la Ley General Tributaria). En bienes de inversión el periodo de regularización alarga la obligación hasta 9 años.
- Mercantil: 6 años desde el último asiento (art. 30 del Código de Comercio).
- Impuestos especiales: hasta 10 años.
Hay que conservar facturas emitidas y recibidas, contratos, extractos bancarios, libros registro y declaraciones. El archivo digital vale siempre que garantice la integridad del documento: PDF con huella o, mejor, almacenamiento dentro del propio programa de facturación, que ya impide modificaciones posteriores.
Con una gestoría que revise los modelos, una copia de seguridad en la nube y un programa compatible con Verifactu, el asunto deja de ocupar tiempo. Lo que realmente ahorra trabajo es montar el circuito una vez y repetirlo igual cada mes, en lugar de reconstruir el trimestre entero la semana antes de presentar.