Una gestoría no es un lujo ni un impuesto revolucionario: es la decisión de a qué quieres dedicar tus horas. Lo que cambia mucho de una a otra no es el precio, sino si te avisa antes de que se te pase un plazo o solo presenta lo que le llega. Esta guía va de cómo distinguir las dos cosas.
Qué hace exactamente una gestoría
Para la actividad económica. Es el bloque principal y donde se concentra el gasto:
- Alta censal en Hacienda y alta en el RETA, con solicitud de la cuota reducida.
- Modelos trimestrales: 303 de IVA, 130 de pago fraccionado del IRPF, 111 y 115 de retenciones, 349 de operaciones intracomunitarias.
- Resúmenes anuales: 390, 190, 180 y 347.
- Nóminas, seguros sociales y contratos si tienes personal.
- Contabilidad completa, legalización de libros y depósito de cuentas anuales si eres sociedad.
- Constitución de sociedades, cambios de administrador y modificaciones estatutarias.
Todo esto se presenta en la sede electrónica de la Agencia Tributaria y en el portal de la Seguridad Social, y lo puedes hacer tú con certificado digital. Lo que pagas no es el acceso, es el criterio.
Para asuntos particulares. Aquí la gestoría se parece más a un servicio de trámites:
- Declaración de la renta, sobre todo el año que vendes un inmueble, heredas o cambias de situación laboral.
- Trámites de tráfico: transferencia de vehículo, cambio de titularidad, duplicados y bajas ante la DGT. Las gestorías colegiadas operan con acceso telemático directo y lo resuelven en el día, cosa que en una jefatura provincial no es tan sencilla.
- Herencias: liquidación del impuesto de sucesiones, cambio de titularidad en el catastro y en el registro.
- Compraventa de inmueble: liquidación del ITP o del IVA, inscripción registral, cambio de titularidad del IBI y de los suministros.
- Modelo 720 y modelo 721 si tienes bienes, cuentas o criptoactivos fuera de España por encima de los umbrales. La declaración sigue siendo obligatoria; lo que el Tribunal de Justicia de la Unión Europea anuló en 2022 fue el régimen sancionador desproporcionado, no la obligación de informar.
La profesión está colegiada
El gestor administrativo es una profesión regulada: exige titulación, prueba de acceso y colegiación. En las islas el registro lo lleva el Col·legi Oficial de Gestors Administratius de les Illes Balears. Si tienes dudas sobre alguien, pide el número de colegiado y compruébalo. Muchas oficinas que se anuncian como gestoría son en realidad asesorías sin gestor colegiado, lo cual no es ilegal, pero significa que no pueden hacer determinados trámites en tu nombre.
Gestor administrativo, asesor fiscal y abogado
Los tres se solapan y en Mallorca es habitual que un mismo despacho reúna los tres perfiles. La diferencia importa cuando el asunto se complica.
Gestor administrativo. Especialista en el trámite: representación ante administraciones, tráfico, altas, licencias, impuestos ordinarios. Es lo que necesitas el 90 % de las veces.
Asesor fiscal o económico. Entra donde el trámite se convierte en decisión: cómo estructurar la retribución del administrador de tu sociedad, si conviene aportar un inmueble a la empresa, cómo tributa una indemnización, cómo se declaran las rentas obtenidas fuera de España y qué dice el convenio de doble imposición que corresponda. También es quien lleva una inspección.
Abogado. Conflicto, contrato y defensa. Un despido, una reclamación de un cliente, un recurso contencioso administrativo, un contrato de socios. Una gestoría no puede asumir la defensa jurídica en sentido estricto, y una que te diga que sí es una señal de alarma. Cuándo toca dar ese paso lo tratamos en la guía sobre abogados.
La regla práctica: si la pregunta empieza por "cómo presento", es gestoría. Si empieza por "me conviene más", es asesor fiscal. Si empieza por "me reclaman", es abogado.
Qué cuesta una gestoría en Mallorca
Los honorarios son libres desde hace décadas, así que el rango es amplio y la comparación solo funciona si comparas lo mismo.
Los trámites puntuales se cobran a tanto alzado: un alta de autónomo, una transferencia de vehículo, una renta. La actividad continuada va por cuota mensual que cubre los modelos periódicos y las consultas ordinarias.
Lo que suele quedar fuera de la cuota mensual:
- La declaración de la renta anual, que casi siempre se factura aparte
- Las cuentas anuales y la legalización de libros de una sociedad
- La respuesta a un requerimiento o a una comprobación limitada de Hacienda
- La preparación de una solicitud de subvención
- Cualquier alta o baja de trabajador fuera del alcance pactado
Pide presupuesto por escrito antes de empezar
La discusión típica no es por el precio, sino por lo que estaba incluido. Pide una hoja de encargo con la lista de servicios, la cuota, qué se factura aparte y a qué tarifa. Sin ese documento, un requerimiento de Hacienda puede convertirse en una factura de tres cifras que no esperabas.
Una cuota muy por debajo del mercado casi siempre significa volumen: presentan tus modelos con lo que les mandes y no revisan nada. Si tu actividad es sencilla, puede bastar. Si tienes IVA de varios tipos, operaciones con el extranjero o personal, sale caro barato.
Cómo elegir una buena gestoría
Que conozca tu sector. No es lo mismo llevar un fontanero que un alquiler turístico, una consulta médica o un negocio que factura a empresas de otros países de la UE. Pregunta directamente cuántos clientes como tú tienen.
Que responda. Es el criterio que más se subestima y el que más se acaba lamentando. Prueba antes de firmar: manda una consulta concreta por correo y mira cuánto tarda. Una gestoría que no contesta en 48 horas en marzo tampoco contestará en junio.
Que te avise. La diferencia entre una gestoría corriente y una buena es quién da el primer paso. La buena te escribe en diciembre para decirte que adelantes una compra, te recuerda que actualices tu previsión de rendimientos, te avisa de que se ha abierto una convocatoria de ayudas. La corriente espera a que preguntes.
Que te explique. Si no entiendes por qué este trimestre pagas el doble, pregúntalo. Una respuesta clara es buena señal. Un "tú tranquilo, de eso me encargo yo" no lo es: la responsabilidad ante Hacienda es tuya.
Que esté colegiada, si vas a delegar trámites. Para tráfico, registros y representación ante administraciones marca la diferencia práctica.
Recomendaciones locales. El boca a boca en la isla funciona mejor que las reseñas. Pregunta a gente de tu gremio, en la asociación empresarial de tu municipio o en tu espacio de coworking. Y pregunta también a quién han dejado y por qué, que suele ser más informativo.
Cómo trabajar bien con ella
Entrega ordenado y a tiempo. Facturas emitidas, facturas de gasto con tu NIF y extractos bancarios, en los primeros días del mes siguiente al trimestre. Una carpeta desordenada el día 18 es la causa más frecuente de errores.
Conoce tú los plazos. Los modelos trimestrales vencen el día 20 de abril, julio y octubre, y el 30 de enero para el cuarto trimestre, con la domiciliación cerrando unos días antes. La renta se presenta entre abril y finales de junio. Que lo presente otro no te exime de vigilar el calendario.
Activa tus notificaciones electrónicas. Aunque la gestoría esté apoderada, entra tú de vez en cuando. Los plazos para responder a un requerimiento son de diez o quince días hábiles y corren aunque nadie lo haya leído.
Avisa antes, no después. Vas a comprar un vehículo para la actividad, vas a contratar a alguien, te ha salido un cliente fuera de España, vas a alquilar un local. Consultarlo antes cuesta una llamada; arreglarlo después cuesta un modelo rectificativo.
Haz una revisión al año. Una reunión de una hora en enero para repasar qué ha cambiado: ingresos, situación familiar, inmuebles, herencias, actividades nuevas. Ahí es donde una gestoría gana o pierde su cuota.
Cómo se organizan las facturas y los libros registro para que este proceso funcione lo detallamos en la guía de facturación.
Cuándo no te hace falta
Delegar tiene sentido cuando compra tiempo o evita errores caros. No cuando sustituye a saber lo que haces.
- Asalariado con un pagador y sin más rentas. El borrador de la renta suele ser correcto. Revísalo y confírmalo.
- Autónomo con actividad muy simple. Pocas facturas, un solo tipo de IVA, clientes españoles y ningún trabajador. Con certificado digital, los modelos 303 y 130 se presentan en veinte minutos. Muchos empiezan así el primer año y contratan gestoría cuando crece el volumen.
- Trámites puntuales que ya son electrónicos. Un cambio de domicilio fiscal, una solicitud de certificado de estar al corriente o una cita previa no justifican honorarios.
Y al revés: en cuanto aparece personal contratado, una sociedad, bienes en el extranjero, operaciones intracomunitarias o una herencia, el ahorro de hacerlo tú desaparece a la primera equivocación. Las subvenciones y ayudas son otro caso claro, porque un error de forma en la justificación no se corrige y se pierde el importe entero.
Si ya tienes gestoría y no estás conforme, cambiar es sencillo y no hay penalización legal por hacerlo. Lo único que conviene es pedir tu documentación completa antes de comunicar la baja, y no al revés.