Brief von der Hacienda: Requerimiento, Paralela, Fristen

Ein Requerimiento von der Hacienda kommt selten gelegen. Meist steckt es in einem Umschlag mit dem Aufdruck "Agencia Tributaria", manchmal ist es nur eine E-Mail mit dem Hinweis, dass im Portal etwas zum Abholen liegt. Wer den Brief liegen lässt, verliert Rechte, und das schneller, als viele denken: Die Antwortfrist beträgt in der Regel zehn Werktage. Dieser Beitrag erklärt, welche Schreiben die Behörde verschickt, wie du sie im Portal öffnest und beantwortest, und was eine Paralela bei den typischen Fehlern deutscher Residenten kostet. Was in eine korrekte Steuererklärung in Spanien gehört, damit es gar nicht erst so weit kommt, steht im Ratgeber.

Was ist ein Requerimiento?

Ein Requerimiento ist eine förmliche Aufforderung der spanischen Steuerverwaltung, innerhalb einer gesetzten Frist Auskünfte zu geben oder Unterlagen vorzulegen, etwa Rechnungen, Kontoauszüge oder Mietverträge. Es ist noch kein Bescheid und noch keine Strafe, sondern der Beginn einer Prüfung, bei der die Behörde einen Widerspruch zwischen deiner Erklärung und ihren eigenen Daten klären will.

Diese Daten hat die Hacienda reichlich. Banken melden Zinsen und Kontostände, Vermieter-Plattformen melden Buchungen, und über den automatischen Informationsaustausch in der EU erfährt sie auch von deutschen Renten, Konten und Depots. Wie die Behörde mit diesen Informationen prüft, ob du überhaupt in Spanien steuerpflichtig bist, erklärt der Artikel Wie prüft die Hacienda deine Steueransässigkeit.

Die vier häufigsten Schreiben

Das Requerimiento de información ist die harmloseste Variante. Die Behörde bittet um Belege für einen bestimmten Posten, zum Beispiel den Nachweis einer Mietzahlung oder den Rentenbescheid aus Deutschland. Antwortest du vollständig und fristgerecht, endet die Sache oft mit einer kurzen Aktennotiz, ohne dass ein Bescheid ergeht.

Die Propuesta de liquidación provisional ist das, was auf Mallorca jeder nur "Paralela" nennt. Die Hacienda hat deine Erklärung neu berechnet und stellt ihre Version neben deine, Spalte für Spalte. Am Ende steht ein Betrag, den sie von dir haben will, oder seltener eine geringere Erstattung als beantragt. Laut der Verfahrensbeschreibung der Agencia Tributaria hast du ab Zustellung zehn Tage, um Einwände (alegaciones) einzureichen, bevor die Behörde den endgültigen vorläufigen Bescheid erlässt. Die Behörde selbst muss das Verfahren innerhalb von sechs Monaten abschließen.

Der Acuerdo de imposición de sanción kommt meist als eigenes Schreiben nach der Paralela. Er legt fest, welches Bußgeld für die zu niedrig erklärte Steuer fällig wird. Auch gegen ihn kannst du innerhalb der genannten Frist Stellung nehmen.

Die Diligencia de embargo ist die letzte Stufe. Sie kündigt an oder vollzieht die Pfändung eines Kontos, eines Gehaltsanteils oder eines Fahrzeugs, weil eine fällige Schuld nicht bezahlt wurde. Wer so weit kommt, hat in der Regel mehrere frühere Schreiben nicht beachtet.

Die Zehn-Tage-Regel bei elektronischer Zustellung

Hier passieren die teuersten Fehler. Wer sich einmal freiwillig für elektronische Benachrichtigungen angemeldet hat, bekommt keine Papierpost mehr. Die Zustellung gilt laut den Hinweisen der Agencia Tributaria zu Notificaciones electrónicas als erfolgt, sobald du das Dokument im Portal öffnest, spätestens aber zehn Kalendertage nach der Bereitstellung, auch wenn du es nie angeklickt hast. Ab diesem Tag läuft die Antwortfrist, und die zählt in Werktagen: Samstage, Sonntage und Feiertage werden nicht mitgerechnet.

Für Unternehmen, Gesellschaften und Autónomos in bestimmten Berufen mit Kammerpflicht ist die elektronische Zustellung Pflicht. Privatpersonen können wählen, sollten die Entscheidung aber bewusst treffen. Wer drei Wochen in Deutschland ist und den Hinweis in der E-Mail übersieht, hat bei Rückkehr unter Umständen ein bereits abgeschlossenes Verfahren vor sich.

Lesen und antworten im Portal

Für den Zugang brauchst du entweder ein Certificado Digital der FNMT oder einen Zugang über Cl@ve. Cl@ve PIN funktioniert mit einer App und einem Einmalcode, Cl@ve Permanente mit Passwort. Beides beantragst du einmalig, das Zertifikat mit persönlicher Identifizierung in einem Finanzamt oder einer Registrierungsstelle, Cl@ve auch per Videoidentifikation.

So gehst du vor, wenn ein Schreiben da ist:

1. Im Portal der Sede Electrónica ins Área personal gehen und unter "Mis notificaciones" das Dokument öffnen. Alternativ zeigt die staatliche Sammelstelle DEHú alle Behördenzustellungen der letzten 30 Tage.
2. Oben rechts im Schreiben stehen die Referenznummer, das Verfahren und die Frist. Diese Nummer brauchst du für jede Antwort.
3. Über "Contestar requerimientos, efectuar alegaciones y aportar documentos" die Antwort hochladen, als PDF, mit einem kurzen Anschreiben, das jeden Punkt des Schreibens der Reihe nach beantwortet.
4. Den Registrierungsbeleg (justificante) mit Datum und Uhrzeit speichern. Er ist dein Nachweis, dass du fristgerecht warst.

Reicht die Frist nicht, weil etwa der deutsche Rentenbescheid erst angefordert werden muss, kannst du eine Verlängerung beantragen. Die Behörde gewährt sie in der Praxis um bis zu fünf Tage, wenn der Antrag mindestens drei Tage vor Fristende gestellt und begründet ist. Verlass dich aber nicht darauf; reiche lieber das ein, was du hast, und kündige den Rest an.

Selbst antworten oder zum Asesor?

Ein reines Requerimiento de información, das einen Beleg anfordert, kannst du selbst beantworten, wenn du den Beleg hast und er deine Erklärung stützt. Bei einer Paralela lohnt sich vorher ein kritischer Blick: Liegt die Behörde richtig? Dann ist Zustimmung meist der günstigste Weg, denn sie senkt die Strafe deutlich. Liegt sie falsch, etwa weil sie eine deutsche Rente doppelt oder ein Doppelbesteuerungsabkommen gar nicht berücksichtigt hat, brauchst du eine Begründung mit Gesetzesverweis. Spätestens da hilft ein Steuerberater, der Alegaciones auf Spanisch formuliert. Was das kostet, steht im Beitrag zu Steuerberater-Preisen auf Mallorca.

Für Sanktionsbescheide und Pfändungen gilt: sofort zum Fachmann. Gegen einen Bescheid hast du einen Monat für den Recurso de reposición beim Finanzamt oder die Reclamación económico-administrativa beim TEAR. Verpasst du diese Frist, wird der Bescheid bestandskräftig.

Was eine Paralela kostet

Die Nachzahlung selbst ist nur der Anfang. Dazu kommen Verzugszinsen und, falls die Behörde Verschulden sieht, ein Bußgeld. Das spanische Steuergesetz, die Ley General Tributaria, stuft eine zu niedrig erklärte Steuer als leichten Verstoß ein, wenn die Nachzahlung unter 3.000 Euro liegt oder keine Verschleierung im Spiel war. Das Bußgeld beträgt dann 50 Prozent der nachgeforderten Steuer.

Zwei Nachlässe drücken diese Zahl: 30 Prozent Abzug, wenn du der Neuberechnung zustimmst, und auf den Rest noch einmal 40 Prozent, wenn du fristgerecht zahlst und keinen Einspruch einlegst. Aus 50 Prozent werden so effektiv 21 Prozent der Nachzahlung.

Die drei Klassiker bei deutschen Residenten sind die nicht erklärte gesetzliche Rente aus Deutschland, Mieteinnahmen aus einer Wohnung in Deutschland und ein deutsches Depot, das in Spanien steuerlich nicht auftaucht. Die Rentenversicherung meldet Zahlungen nach Spanien, und die Hacienda gleicht sie mit deiner Renta ab. Wie die deutsche Rente in Spanien korrekt erklärt wird, steht im Beitrag Deutsche Rente auf Mallorca versteuern. Wer Auslandsvermögen über 50.000 Euro je Kategorie nie gemeldet hat, bekommt zusätzlich Post wegen des Modelo 720. Seit dem EuGH-Urteil vom Januar 2022 gelten dafür keine Sonderstrafen mehr, sondern die allgemeinen Bußgeldregeln.

Kann ich eine vergessene Einnahme nachmelden, bevor die Hacienda schreibt?

Ja, mit einer Declaración complementaria. Solange kein Requerimiento vorliegt, fällt kein Bußgeld an, sondern nur ein Zuschlag von 1 Prozent plus 1 Prozent je vollem Monat Verspätung, nach zwölf Monaten pauschal 15 Prozent plus Zinsen. Das ist fast immer billiger als die Paralela.

Fazit

Post von der Hacienda ist kein Grund zur Panik, aber einer für Tempo. Öffne jedes Schreiben sofort, notiere die Frist in Werktagen und antworte auch dann, wenn du nicht alle Belege beisammen hast. Bei einer Paralela entscheidet die Frage, ob die Behörde recht hat, über den nächsten Schritt: Zustimmung und Zahlung innerhalb der Frist senkt das Bußgeld auf ein Fünftel, ein begründeter Einwand braucht einen Berater. Und wer elektronisch zustellen lässt, trägt vor jeder längeren Abwesenheit die Días de cortesía ein. Wie du deine Erklärung so aufbaust, dass gar kein Requerimiento kommt, erklärt der Ratgeber zur Steuererklärung in Spanien.