Cambiar de gestoría: cómo hacerlo sin perder ningún plazo

Quien quiere cambiar de gestoría a menudo lo va postergando durante meses, por miedo a quedarse a mitad de un trimestre sin nadie que lo atienda. Sin embargo, el cambio se puede planificar bien si sigues el orden correcto: primero cierras la declaración en curso, luego pides la documentación, y después transfieres los poderes en la Agencia Tributaria y en la Seguridad Social. Si inviertes este orden, te quedas sin acceso a la Sede Electrónica y a Import@ss justo cuando más los necesitas.

Cuándo tiene sentido cambiar de gestoría

Cambiar de gestoría es el traspaso ordenado de tus asuntos fiscales y de Seguridad Social en curso de una oficina de gestión a otra, incluida la transferencia de los poderes ante la Agencia Tributaria y la Seguridad Social y la entrega de toda la documentación presentada.

Los motivos para cambiar son muchos: mala disponibilidad, errores en los modelos presentados, una oficina que solo atiende en español cuando prefieres comunicarte en alemán o inglés, o un precio que ya no corresponde al servicio. Lo que una gestoría en Mallorca gestiona por ti se puede traspasar en principio en cualquier momento a otra oficina. Pero el momento elegido es lo que decide si el cambio sale bien o si se te pasa un plazo.

El momento adecuado para el cambio

Las declaraciones trimestrales ante la Agencia Tributaria (el modelo 303 para el IVA, el modelo 130 para el pago fraccionado del IRPF) vencen cuatro veces al año: el 20 de abril, el 20 de julio, el 20 de octubre y el 30 de enero para el cuarto trimestre. Cambia justo después de una de estas presentaciones, no antes ni a mitad de trimestre. Tu antigua gestoría cierra así el periodo en curso correctamente, y la nueva empieza con un periodo nuevo sin asuntos pendientes. Cambiar dos semanas antes del día 20 casi siempre significa que la nueva gestoría tiene que asumir, bajo presión de tiempo, unas cifras que no ha comprobado ella misma.

Como autónomo en España esto te afecta directamente, porque las declaraciones trimestrales están vinculadas a tu propio número fiscal, no a la oficina. Un plazo que se pasa por un cambio en la semana equivocada repercute en tu propia declaración, no en la de la gestoría.

Documentos y accesos que debes pedir antes

Antes de dar la baja, pide por escrito, preferiblemente por correo electrónico para que quede constancia, estos documentos:

1. Los libros de registro (de ingresos y de gastos) de los últimos años
2. Copias de todos los modelos presentados, al menos de los últimos cuatro trimestres
3. Las credenciales de acceso o la confirmación del acceso a la Sede Electrónica y a Import@ss
4. Copias de contratos, certificados de alquiler u otros documentos que estén en original en la oficina
5. Una lista de los trámites abiertos o procedimientos en curso ante Hacienda o la Seguridad Social

Transferir los poderes en la AEAT y en la Seguridad Social

El núcleo del cambio es el apoderamiento, el poder con el que tu gestoría actúa en tu nombre ante las administraciones. Hay que revocarlo y otorgarlo de nuevo en dos sitios.

En la Agencia Tributaria revocas el apoderamiento existente en el Registro de Apoderamientos a través de la Sede Electrónica y le otorgas uno nuevo a la nueva oficina, normalmente con Certificado digital o Cl@ve. En la Seguridad Social esto se gestiona a través del Sistema RED o del Registro Electrónico de Apoderamiento, con el que tu nueva oficina obtiene la autorización para presentar trámites en tu nombre.

Hasta que el nuevo poder está activo pasan a menudo entre uno y tres días laborables. Ten en cuenta este margen antes de que se acerque un plazo.

En la práctica, tres situaciones se repiten siempre en un cambio de gestoría. El plazo de preaviso del contrato antiguo se pasa por alto porque está en la letra pequeña y nadie lo revisa. El Certificado digital está instalado en un ordenador de la oficina antigua en vez de en tu propio USB o tu propio registro de Cl@ve, así que tienes que volver a solicitarlo. Y los requerimientos de la Agencia Tributaria sobre asuntos de la época anterior llegan, tras el cambio, a la nueva oficina, que no puede responderlos sin la documentación antigua.

Preguntas frecuentes sobre el cambio de gestoría

¿Puedo cambiar de gestoría a mitad de un trimestre? Técnicamente sí, pero no es recomendable. La nueva gestoría tendría que asumir cifras de un periodo que no ha contabilizado ella misma. Cambiar justo después de la presentación trimestral evita este traspaso a mitad de periodo.

¿Tengo que informar en persona a la gestoría antigua sobre el cambio? Basta con una baja por escrito. Aun así, es recomendable una conversación breve para aclarar la entrega de documentos y no dejar pasar ningún plazo.

En resumen

Un cambio de gestoría rara vez falla por la decisión en sí, sino por el orden. Espera al día después de la presentación trimestral, reúne libros de registro, modelos y accesos antes de dar la baja, y transfiere el apoderamiento y la autorización del Sistema RED solo cuando la nueva gestoría esté lista para empezar. Si además tienes dudas sobre costes y la primera consulta, las encontrarás en el artículo sobre el coste de un asesor fiscal en Mallorca.