E-Rechnung-Pflicht in Spanien: Was Autónomos wissen müssen

Wenn du als Autónomo auf Mallorca Rechnungen an spanische Firmenkunden schreibst, ändert sich in den kommenden Jahren einiges: Ein PDF per E-Mail reicht dann nicht mehr aus. Die E-Rechnungspflicht in Spanien schreibt vor, dass Rechnungen zwischen Unternehmen und Selbstständigen künftig in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt werden, das Steuerbehörde und Empfänger direkt verarbeiten können. Grundlage ist das Real Decreto 238/2026, veröffentlicht am 31. März 2026 im BOE. Für Autónomos greift die Pflicht deutlich später als für größere Unternehmen, und sie ist nicht dasselbe wie Verifactu. Dieser Beitrag erklärt, was konkret kommt, wann es dich betrifft und wie du dich vorbereitest.

Die E-Rechnungspflicht bezeichnet die gesetzliche Vorgabe aus dem Real Decreto 238/2026, wonach Unternehmen und Selbstständige in Spanien Rechnungen im Geschäftsverkehr untereinander in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen, versenden und empfangen müssen, statt wie bisher als PDF oder auf Papier.

Auf einen Blick

Das Real Decreto 238/2026 verpflichtet Unternehmen und Autónomos in Spanien zur strukturierten E-Rechnung im B2B-Geschäft. Für Autónomos und kleine Firmen gilt nach der noch ausstehenden Ministerialorder eine Übergangszeit von 24 Monaten, aktuell wird mit einem Start um Herbst 2028 gerechnet. Die Pflicht ist strikt von Verifactu getrennt, das für Autónomos ab dem 1. Juli 2027 gilt.

Was das Real Decreto 238/2026 konkret regelt

Das Real Decreto 238/2026 vom 25. März 2026 setzt die B2B-E-Rechnung um, die schon im Gesetz "Crea y Crece" von 2022 angekündigt wurde, und ändert außerdem das bestehende Rechnungsreglement aus dem Real Decreto 1619/2012. Zwanzig Tage nach der Veröffentlichung im BOE trat die Verordnung formal in Kraft. Die eigentlichen Fristen für Unternehmen und Autónomos laufen aber erst ab der Veröffentlichung einer separaten Ministerialorder, die den technischen Rahmen und das genaue Startdatum festlegt.

Zentral ist außerdem die Pflicht zur Statusmeldung: Wer eine E-Rechnung erhält, muss dem Aussteller mitteilen, ob sie angenommen, abgelehnt oder bezahlt wurde. Für Selbstständige, die bisher nur eine PDF-Rechnung verschickt und auf die Überweisung gewartet haben, ist das ein echter Wechsel im Ablauf. Für Versand und Empfang kannst du entweder die kostenlose Lösung der AEAT nutzen oder eine private Plattform, solange sie mit dem staatlichen System kompatibel ist.

BOE: Real Decreto 238/2026

Der vollständige Verordnungstext zur B2B-E-Rechnung im spanischen Amtsblatt.

AEAT: Facturación electrónica obligatoria

Offizielle Mitteilung der spanischen Steuerbehörde zum Stand der Reform.

Zeitplan: Wann die Pflicht für Autónomos greift

Der Zeitplan hängt an einem Termin, der beim Schreiben dieses Beitrags noch nicht feststeht: der Veröffentlichung der Ministerialorder. Nach aktuellem Entwurf sollte sie um den 1. Oktober 2026 in Kraft treten, verbindlich ist das aber erst mit der tatsächlichen Veröffentlichung im BOE. Ab diesem Datum laufen zwei unterschiedliche Fristen:

Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 8 Millionen Euro: 12 Monate, also voraussichtlich ab Herbst 2027
Autónomos und kleinere Firmen: 24 Monate, also voraussichtlich ab Herbst 2028

Für dich als Autónomo bedeutet das: Solange die Ministerialorder nicht im BOE steht, läuft noch keine Frist gegen dich. Sobald sie veröffentlicht ist, hast du rund zwei Jahre Zeit, bis die E-Rechnung im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen und Selbstständigen verpflichtend wird.

Prüfe den aktuellen Stand

Dieser Zeitplan basiert auf dem Entwurfsstadium der Ministerialorder. Bevor du größere Anschaffungen für Rechnungssoftware planst, lohnt sich ein kurzer Blick ins BOE oder auf die Seite der AEAT, ob die Verordnung inzwischen veröffentlicht wurde.

E-Rechnung und Verifactu: zwei getrennte Pflichten

Die beiden Regeln werden häufig verwechselt, obwohl sie unterschiedliche Dinge betreffen. Verifactu schreibt vor, dass die Rechnungssoftware selbst bestimmte technische Anforderungen erfüllt, etwa eine lückenlose, manipulationssichere Aufzeichnung jeder ausgestellten Rechnung. Diese Pflicht gilt ab dem 1. Januar 2027 für Kapitalgesellschaften und ab dem 1. Juli 2027 für Autónomos, unabhängig davon, ob die Rechnung an ein Unternehmen oder eine Privatperson geht.

Die E-Rechnungspflicht aus dem Real Decreto 238/2026 betrifft dagegen das Format und den Versandweg der Rechnung im B2B-Geschäft: strukturierte Daten statt PDF, dazu die Statusmeldung. Mehr zu den Softwareanforderungen und den aktuellen Fristen liest du im Beitrag Verifactu: Neue Fristen für Rechnungssoftware in Spanien. Wer beide Pflichten sauber auseinanderhält, spart sich Verwirrung beim eigenen Gestor und bei der Wahl der Software.

So bereitest du dich als Autónomo vor

Auch wenn die konkrete Frist für Autónomos noch nicht läuft, lohnt sich eine frühzeitige Vorbereitung, weil viele Kunden aus Deutschland und größere spanische Auftraggeber schon jetzt auf strukturierte Formate umstellen.

Kläre mit deinem Gestor oder deiner Buchhaltungssoftware, ob sie bereits ein E-Rechnungsformat unterstützt
Behalte die kostenlose Lösung der AEAT im Blick, falls du keine eigene Software anschaffen willst
Richte einen Prozess für die Statusmeldung ein, besonders wenn du bisher gar keine Empfangsbestätigung verschickt hast
Hast du Kunden in Deutschland, informiere dich zusätzlich über die dortige E-Rechnungspflicht, die dort seit 2025 stufenweise eingeführt wird

Mehr zur laufenden Rechnungsstellung als Selbstständiger findest du im Ratgeber Rechnung stellen in Spanien, einen Überblick über die Grundlagen der Selbstständigkeit im Ratgeber Autónomo in Spanien.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Muss ich als Autónomo schon jetzt E-Rechnungen verschicken? Nein. Die Frist beginnt erst mit der Veröffentlichung der Ministerialorder im BOE, die bislang noch aussteht. Erst danach läuft die 24-monatige Übergangszeit für Autónomos und kleine Firmen.

Ersetzt die E-Rechnung meine normale Rechnung an Privatkunden? Nein. Die Pflicht betrifft ausschließlich Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und Selbstständigen. Für Rechnungen an Privatpersonen ändert das Real Decreto 238/2026 nichts.

Was passiert, wenn ich die Frist verpasse? Das Real Decreto 238/2026 sieht Sanktionen für Verstöße gegen die Formatpflicht vor. Details dazu regelt die noch ausstehende Ministerialorder, weshalb sich ein Blick auf deren Veröffentlichung lohnt, sobald die Frist für Autónomos näher rückt.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht kommt für Autónomos auf Mallorca später als für große Unternehmen, aber sie kommt. Solange die Ministerialorder nicht veröffentlicht ist, läuft noch keine Uhr, rechne aber realistisch mit einem Start um Herbst 2028. Bis dahin lohnt es sich, das Thema von Verifactu zu trennen und beide Fristen getrennt im Blick zu behalten. Bist du unsicher, wie gut deine aktuelle Buchhaltung darauf vorbereitet ist, hilft ein kurzes Gespräch mit einer Gestoria auf Mallorca oft mehr als das Studium der Verordnung selbst.