Verifactu: Neue Fristen für Rechnungssoftware in Spanien

Kaum ein Steuerthema hat unter Selbstständigen in Spanien zuletzt für so viel Verwirrung gesorgt wie Verifactu. Erst sollte die Pflicht zur manipulationssicheren Rechnungssoftware im Juli 2025 starten, dann ab Januar 2026 für Kapitalgesellschaften. Kurz vor Weihnachten hat die Regierung den Kalender ein zweites Mal verschoben: Jetzt gilt der 1. Januar 2027 für Firmen und der 1. Juli 2027 für Autónomos. Falls dir also jemand erzählt, du müsstest schon heute eine zertifizierte Software nutzen, stimmt das so nicht. Aufgehoben ist die Pflicht aber auch nicht, nur vertagt. Wer auf Mallorca als Autónomo arbeitet oder eine SL führt, sollte die Umstellung deshalb jetzt planen, solange kein Zeitdruck besteht.

Auf einen Blick

Verifactu verpflichtet Unternehmen und Selbstständige in Spanien zu manipulationssicherer Rechnungssoftware. Nach der jüngsten Verschiebung gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2027 für Kapitalgesellschaften und ab dem 1. Juli 2027 für Autónomos. Wer nicht konforme Software nutzt, riskiert 50.000 EUR Bußgeld pro Geschäftsjahr.

Was Verifactu ist

Verifactu ist ein Regelwerk aus dem spanischen Real Decreto 1007/2023. Es verpflichtet Unternehmen und Selbstständige, Rechnungen mit Software zu erstellen, die jeden Rechnungsdatensatz fälschungssicher verkettet, mit einem QR-Code versieht und auf Wunsch direkt an die Steuerbehörde AEAT übermittelt. Ziel ist, dass nachträglich niemand mehr Rechnungen löschen oder unbemerkt ändern kann.

Konkret muss ein konformes Programm bei jeder Rechnung einen Datensatz erzeugen, der per Hash mit dem vorherigen verkettet ist. Löscht oder korrigiert jemand etwas, bleibt eine Spur. Auf der Rechnung selbst erscheint ein QR-Code, über den der Empfänger die Rechnung bei der AEAT prüfen kann. Für den Betrieb gibt es zwei Varianten: Im Verifactu-Modus schickt die Software jeden Rechnungsdatensatz sofort an die AEAT. Im zweiten Modus bleiben die signierten Datensätze im eigenen System gespeichert und müssen auf Anforderung vorgelegt werden. Die meisten Anbieter setzen auf die erste Variante, weil sie technisch einfacher umzusetzen ist und die Aufbewahrungspflichten vereinfacht.

Wichtig zur Abgrenzung: Verifactu ist nicht dasselbe wie die geplante allgemeine Pflicht zur elektronischen B2B-Rechnung aus dem Gesetz Crea y Crece. Das sind zwei getrennte Vorhaben mit eigenen Zeitplänen. Verifactu regelt, wie deine Software Rechnungen erzeugen und aufzeichnen muss, nicht in welchem Format du sie an Geschäftskunden schickst.

Ab wann die Pflicht gilt

Der aktuelle Zeitplan steht im Real Decreto-ley 15/2025, das am 3. Dezember 2025 im Staatsanzeiger BOE veröffentlicht wurde:

Kapitalgesellschaften (Körperschaftsteuer-Pflichtige, also auch die SL): ab dem 1. Januar 2027
Autónomos und alle übrigen Betroffenen: ab dem 1. Juli 2027
Unternehmen im SII-System (Sofortmeldung der Umsatzsteuer, Pflicht ab gut 6 Millionen EUR Jahresumsatz): ausgenommen, weil sie ihre Rechnungsdaten bereits laufend an die AEAT melden

Es ist bereits die zweite Verschiebung. Ursprünglich sollte die Pflicht im Juli 2025 greifen, dann wurden Januar und Juli 2026 daraus. Dass 2027 noch einmal gekippt wird, halte ich für unwahrscheinlich: Die Softwarehersteller sind inzwischen weitgehend fertig zertifiziert, und die AEAT hat ihre Systeme längst in Betrieb. Freiwillig kannst du den Verifactu-Modus übrigens jetzt schon nutzen, viele spanische Programme bieten ihn seit 2025 an.

Welche Strafen drohen

Der Gesetzgeber hat die Sanktionen bewusst hoch angesetzt, und zwar auf beiden Seiten. Wer nicht konforme Rechnungssoftware herstellt oder verkauft, zahlt bis zu 150.000 EUR pro Geschäftsjahr. Für Nutzer, also auch für dich als Autónomo, sieht Artikel 201 bis der spanischen Abgabenordnung (Ley General Tributaria) 50.000 EUR pro Geschäftsjahr vor. Dabei reicht schon der Besitz einer manipulierbaren Software, die Behörde muss keinen Betrug nachweisen.

Achtung: Besitz genügt

Die 50.000 EUR Bußgeld setzen keinen nachgewiesenen Betrug voraus. Es genügt, nach dem Stichtag ein Rechnungsprogramm zu verwenden, das die Anforderungen nicht erfüllt und keine Konformitätserklärung des Herstellers hat. Prüfe deshalb rechtzeitig, ob dein Anbieter eine Declaración Responsable vorlegen kann.

Und was ist mit Word und Excel? Wer seine Rechnungen bisher von Hand in einer Vorlage schreibt, sie als PDF speichert und verschickt, nutzt nach Lesart der AEAT streng genommen kein Rechnungssystem im Sinne der Verordnung. Die Abgrenzung ist aber eng: Sobald ein Programm Rechnungsdaten verarbeitet und speichert, fällt es unter die Regeln. Darauf verlassen würde ich mich nicht. Praktisch läuft es für fast alle Selbstständigen auf eine konforme Software oder die kostenlose Basisanwendung der AEAT hinaus.

So bereitest du dich vor

Bis Juli 2027 klingt nach viel Zeit. Die Erfahrung mit spanischen Behördenfristen zeigt aber, dass die Umstellung entspannter läuft, wenn du sie nicht auf den letzten Monat schiebst. Ein sinnvoller Fahrplan:

Bestandsaufnahme machen

Kläre, womit du heute Rechnungen schreibst und ob der Hersteller eine Verifactu-Konformitätserklärung anbietet oder angekündigt hat.

Software auswählen

Gängige spanische Buchhaltungsprogramme sind bereits zertifiziert oder in der Zertifizierung. Für sehr kleine Umsätze reicht auch die kostenlose Rechnungsanwendung der AEAT.

Testlauf im Verifactu-Modus

Stelle einige Rechnungen freiwillig im neuen Modus aus. So merkst du vor dem Stichtag, ob Stammdaten, Steuersätze und IVA-Angaben sauber gepflegt sind.

Gestoría einbinden

Wenn eine Gestoría deine Buchhaltung führt, kläre, ob sie die Rechnungserstellung übernimmt oder du selbst eine konforme Software brauchst.

Tipp: Kostenlose Anwendung der AEAT

Die AEAT stellt auf ihrer Verifactu-Seite eine kostenlose Rechnungsanwendung samt Anleitung bereit. Für Autónomos mit wenigen Rechnungen im Monat ist das eine brauchbare Alternative zum Software-Abo. Die Grundlagen der spanischen Pflichtangaben erklärt unser Ratgeber Rechnung stellen in Spanien.

Wenn du gerade erst gründest, lohnt der Blick in unseren Autónomo-Ratgeber: Wer von Anfang an mit einer konformen Software arbeitet, muss 2027 gar nichts mehr umstellen.

Muss ich als Autónomo schon 2026 eine Verifactu-Software nutzen?

Nein. Für Autónomos gilt die Pflicht erst ab dem 1. Juli 2027, für Kapitalgesellschaften ab dem 1. Januar 2027. Du kannst den Verifactu-Modus aber freiwillig früher aktivieren, viele Programme bieten das bereits an.

Fazit

Verifactu kommt, nur eben später als ursprünglich geplant. Für dich als Selbstständigen auf Mallorca heißt das: kein Grund zur Panik, aber ein klarer Auftrag für 2026. Prüfe deine aktuelle Rechnungslösung, frag den Hersteller nach der Konformitätserklärung und teste den neuen Modus, bevor er Pflicht wird. Die Bußgelder von 50.000 EUR pro Geschäftsjahr sind zu hoch, um das Thema auszusitzen. Wenn deine Buchhaltung ohnehin bei einer Gestoría liegt, ist die Umstellung meist mit einem Gespräch erledigt.