In Spanien hat eine Rechnung mehr Pflichtangaben als in Deutschland und ein paar Eigenheiten, die du als Autónomo oder SL kennen musst. Wer hier schludert, riskiert nicht nur Korrekturen vom Kunden, sondern auch Strafen der Agencia Tributaria, vor allem seit der Anti-Betrugs-Gesetzgebung (Ley Antifraude) und der schrittweisen Einführung von Verifactu. Diese Anleitung zeigt dir konkret, was rein muss, welche IVA-Sätze gelten und wie du EU-Geschäfte sauber abrechnest.
Pflichtangaben einer Factura
Das Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) definiert die Pflichtfelder. Eine vollständige Factura enthält:
- Rechnungsnummer: Fortlaufend, ohne Lücken, optional mit Jahresprefix (z.B.
2026/0001). - Ausstellungsdatum und, falls abweichend, das Leistungsdatum (Fecha de la operación).
- Vollständiger Name oder Firma des Ausstellers (deine Daten als Autónomo oder SL).
- NIF/CIF des Ausstellers, also deine Steuernummer.
- Vollständiger Name oder Firma des Empfängers und sein NIF/CIF.
- Anschrift beider Parteien mit Straße, PLZ, Ort und Land.
- Beschreibung der Leistung oder Ware mit Menge, Stückpreis und Gesamtbetrag pro Position.
- IVA-Satz und IVA-Betrag, getrennt nach Steuersatz, falls mehrere Sätze auf einer Rechnung stehen.
- Recargo de Equivalencia, wenn der Kunde im Einzelhandel im REC-System ist (5,2 Prozent zusätzlich auf 21 Prozent IVA).
- Retención IRPF bei Dienstleistungen an spanische Unternehmen, üblicherweise 15 Prozent (Neue Autónomos: 7 Prozent in den ersten drei Jahren).
- Bruttobetrag (Total a pagar) als Summe.
Für Facturas simplificadas (z.B. im Einzelhandel oder Gastro bis 400 EUR brutto) sind weniger Angaben nötig. Sobald aber ein Geschäftskunde sie als Vorsteuerbeleg nutzen will, muss er eine vollständige Factura verlangen.
Schreibe bei Dienstleistungen für andere Autónomos oder SL die Retención IRPF immer auf die Rechnung. Vergisst du sie, erhältst du den vollen Betrag, schuldest die 15 Prozent aber trotzdem dem Finanzamt. Das hat schon viele Neuautónomos in Liquiditätsprobleme gebracht.
IVA richtig ausweisen
Spanien kennt vier IVA-Konstellationen, die du im Alltag brauchst:
| Satz | Wann | Beispiele |
|---|---|---|
| 21 Prozent | Standardsatz | Beratung, Software, Marketing, Bauleistungen für Gewerbe |
| 10 Prozent | Ermäßigt | Hotelübernachtungen, Gastronomie, Personenverkehr, manche Renovierungen |
| 4 Prozent | Super-ermäßigt | Grundnahrungsmittel, Bücher, Zeitungen, Pflegeartikel |
| 0 Prozent / exenta | IVA-frei | Bestimmte medizinische Leistungen, Bildung, Versicherungen, Vermietung Wohnraum |
Achtung: "Sin IVA" und "IVA al 0 %" sind nicht dasselbe. Bei IVA-befreiten Tätigkeiten (operaciones exentas) darfst du gleichzeitig die Vorsteuer aus deinen Betriebsausgaben nicht ziehen. Plane das in deine Preiskalkulation ein.
Auf Mallorca liefern viele Anbieter auch Leistungen, die mit zwei IVA-Sätzen kombiniert werden, etwa Renovierungsarbeiten in einer Wohnung mit anteilig 10 Prozent (Material) und 21 Prozent (Architekturleistung). Splitte solche Rechnungen klar in Positionen auf, sonst diskutiert die Gestoría später mit der Agencia Tributaria.
Kleinunternehmer und IVA-Befreiung
Anders als in Deutschland gibt es in Spanien bisher keine Kleinunternehmerregelung wie nach § 19 UStG. Wer Autónomo ist, muss IVA berechnen, abführen und vierteljährlich das Modelo 303 einreichen. Die EU-weite "Régimen especial para pequeñas empresas" mit Schwellenwerten bis 85.000 EUR Jahresumsatz wird in Spanien voraussichtlich erst ab 2027 vollständig umgesetzt.
Es gibt aber Sonderregime, die dem nahekommen:
- Recargo de Equivalencia: Pflicht für Einzelhändler, die an Endkunden verkaufen. Du zahlst beim Einkauf einen IVA-Aufschlag (5,2 Prozent) und musst dafür weder Modelo 303 noch Modelo 390 einreichen.
- Régimen Simplificado (Modulos): Für ausgewählte Branchen (z.B. Taxi, Bar, Friseur). Pauschalbesteuerung statt tatsächlicher Buchhaltung.
- Recargo intracomunitario unter 10.000 EUR: Wenn du nur sehr kleine Beträge an EU-Privatkunden verkaufst, kannst du beim spanischen IVA bleiben statt One-Stop-Shop zu nutzen.
Für klassische Dienstleister gilt: vom ersten Euro an IVA berechnen und abführen.
Rechnungsvorlagen und Tools
Mit Verifactu und der Pflicht, Rechnungen aus zertifizierter Software zu erzeugen, sind die Tage von Word- und Excel-Vorlagen gezählt. Empfehlenswerte Anbieter, die in Spanien gut funktionieren:
- Holded (Cloud, Holded Mallorca im Coworking Connecta beliebt)
- Quipu
- FacturaDirecta
- Contasimple
- Anfix
- A3 / Sage (typisch in größeren Gestorías)
Die Tools übernehmen Nummernkreise, generieren PDF, schicken die Rechnung direkt an den Kunden und exportieren zur Gestoría. Wer als SL arbeitet, sollte ohnehin eine Software einsetzen, die SII-fähig ist (für sofortige Meldung an die Agencia Tributaria, falls du irgendwann über die 6-Millionen-Umsatzgrenze kommst).
Wenn du Rechnungen rückwirkend stornierst und neu nummerierst, bekommst du ab 2026 schnell ein Problem mit der Verifactu-Logik. Stornieren funktioniert nur per Factura Rectificativa (Rechnungskorrektur), die auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt. Korrekturen von Hand in der Buchhaltung sind nicht mehr zulässig.
Rechnungen im EU-Ausland
Viele auf Mallorca arbeiten remote für Kunden in Deutschland, Österreich oder der Schweiz. Hier zählen die Details:
- EU-Geschäftskunde mit gültiger IVA-Nummer (VIES geprüft): Reverse-Charge. Du stellst die Rechnung netto und vermerkst "Operación intracomunitaria, inversión del sujeto pasivo, art. 196 Directiva 2006/112/CE". Du brauchst dafür eine eigene VIES-Registrierung über Modelo 036 (Modulo Registro de Operadores Intracomunitarios, ROI).
- EU-Privatkunde: IVA fällt grundsätzlich in Spanien an, bei elektronischen Dienstleistungen und Distance Sales gilt der One-Stop-Shop (OSS). Ab 10.000 EUR EU-weitem Umsatz pro Jahr musst du den IVA des Empfängerlands abführen.
- Schweiz oder Drittland: Rechnung netto ohne IVA mit dem Hinweis "Exportación, exenta art. 21 Ley 37/1992". Importsteuern und Zoll trägt der Kunde.
- Spanien ohne IVA-Nummer (Endkunde): Du rechnest mit spanischem IVA ab, also 21 Prozent in den meisten Fällen.
Prüfe IVA-Nummern grundsätzlich am Tag der Rechnung über das VIES und speichere den Screenshot. Spätere Korrekturen sind aufwendig, wenn der Kunde seine Nummer in der Zwischenzeit verloren hat.
Aufbewahrungspflichten
In Spanien gelten gestaffelte Fristen, die in der Praxis auf 6 bis 10 Jahre hinauslaufen.
- Steuerlich: Mindestens 4 Jahre nach Ende der Erklärungsfrist (Art. 66 LGT). Bei Investitionsgütern verlängert sich die Frist auf bis zu 9 Jahre.
- Handelsrechtlich: 6 Jahre nach Geschäftsschluss (Art. 30 Código de Comercio).
- Verbrauchsteuern und Sondersteuern: Bis zu 10 Jahre.
Aufbewahrt werden müssen alle Rechnungen, Quittungen, Verträge, Bankauszüge, Handelsbücher und Steuererklärungen. Eine digitale Aufbewahrung ist erlaubt, solange die Rechnungen revisionssicher abgelegt sind. Praktisch heißt das: PDF mit Hash-Wert oder Speicherung in einer Software, die nachträgliche Änderungen verhindert.
Mit einer guten Gestoría, einem Cloud-Backup (z.B. Dropbox oder Synology) und einer SII- bzw. Verifactu-konformen Rechnungssoftware bist du auf der sicheren Seite. Wer in Spanien Rechnungen stellt, profitiert massiv davon, das Setup einmal sauber aufzusetzen und dann jeden Monat dieselbe Routine zu fahren. Das spart bei der nächsten Steuerprüfung mehr Zeit, als jede Last-Minute-Aktion in der Saison einbringt.