Autonomo Rechnung nach Deutschland: ROI und Reverse Charge

Du arbeitest als Autonomo auf Mallorca und schreibst eine Rechnung an einen Kunden in Deutschland. Ohne Eintrag im Registro de Operadores Intracomunitarios, kurz ROI, und ohne eine im VIES-System bestätigte USt-IdNr. deines Kunden darfst du diese Rechnung nicht netto ohne spanische IVA stellen. Viele Autonomos merken das erst, wenn die Gestoria beim nächsten Modelo 303 nachfragt oder Hacienda Jahre später die fehlende Steuer nachfordert. Dieser Beitrag zeigt, wie die Anmeldung im ROI über das Modelo 036 funktioniert, wie eine Reverse-Charge-Rechnung aussehen muss und wo die Umsätze im Modelo 303 und im Modelo 349 wieder auftauchen.

Auf einen Blick

Für eine IVA-freie Rechnung an einen deutschen Geschäftskunden brauchst du den Eintrag im ROI über das Modelo 036 und eine im VIES bestätigte USt-IdNr. des Kunden. Die Rechnung läuft dann über Reverse Charge, die Steuerschuld geht auf den Kunden über. Die Umsätze meldest du im Modelo 303 und zusätzlich im Modelo 349, das im Regelfall monatlich fällig ist. Für Privatkunden, Kunden außerhalb der EU und Plattformen wie Upwork gelten andere Regeln.

Was das ROI ist und wozu du es brauchst

Das ROI, das Registro de Operadores Intracomunitarios, ist das Register der spanischen Steuerbehörde für Unternehmer und Selbstständige, die Waren oder Dienstleistungen innerhalb der EU grenzüberschreitend an Geschäftskunden verkaufen oder von ihnen einkaufen. Der Eintrag ist Voraussetzung dafür, dass du innergemeinschaftliche Rechnungen ohne spanische IVA im Reverse-Charge-Verfahren stellen darfst.

Ohne diesen Eintrag zählt dein Kunde in Deutschland für Hacienda wie ein inländischer Kunde. Du musst die Rechnung dann mit 21 Prozent spanischer IVA stellen, selbst wenn der Kunde eine gültige deutsche USt-IdNr. hat. Das fällt oft erst auf, wenn der Kunde die Rechnung zurückweist oder die Gestoria beim Quartalsabschluss nachfragt, warum ein innergemeinschaftlicher Umsatz mit IVA verbucht wurde.

So meldest du dich im ROI an

Modelo 036 in der Sede Electrónica einreichen

Im Formular die Casilla 582 für die Anmeldung im ROI markieren und in Casilla 584 das geplante Datum der ersten innergemeinschaftlichen Operation eintragen. Zugang per Cl@ve oder Certificado digital.

Bearbeitungszeit einplanen

Die Aufnahme kann mehrere Wochen dauern, weil die Agencia Tributaria Tätigkeit und Adresse prüft, bevor sie deine Nummer für den innergemeinschaftlichen Handel freischaltet.

Eintrag im VIES kontrollieren

Sobald die Bestätigung da ist, sowohl deine eigene Nummer als auch die des Kunden im VIES-System der EU-Kommission prüfen, bevor du die erste Rechnung ohne IVA stellst.

Ohne Cl@ve oder Certificado digital geht es auch mit Cita previa in einer Delegation der AEAT, allerdings mit längeren Wartezeiten. Eine Gestoria übernimmt die Anmeldung meist für 40 bis 100 Euro und weiß, welche Tätigkeitsschlüssel, das IAE-Epigrafe, für deinen Fall passen.

Die Rechnung mit Reverse Charge richtig stellen

Steht dein Kunde mit gültiger USt-IdNr. im VIES und bist du selbst im ROI eingetragen, stellst du die Rechnung netto, ohne IVA-Position. Auf der Rechnung vermerkst du zusätzlich den Hinweis "Operacion intracomunitaria, inversion del sujeto pasivo, art. 196 Directiva 2006/112/CE" sowie beide Steuernummern, deine eigene und die des Kunden.

Ohne ROI-Eintrag netto fakturiert?

Hast du eine Rechnung ohne ROI-Eintrag oder ohne geprüfte VIES-Nummer netto ausgestellt, kann Hacienda bei einer Prüfung die fehlende IVA von dir als Aussteller nachfordern, nicht vom Kunden, zusammen mit Verzugszinsen. Reiche die Aufnahme ins ROI nach und prüfe rückwirkend, welche Rechnungen betroffen sind, bevor eine Prüfung das für dich tut.

Prüfe die VIES-Nummer möglichst am Tag der Rechnungsstellung und speichere einen Screenshot der Abfrage. Verliert der Kunde seine Registrierung später, ändert das nichts an einer bereits korrekt gestellten Rechnung, aber ohne Nachweis wird eine spätere Prüfung deutlich aufwendiger.

Modelo 303 und Modelo 349: Wo die Umsätze wieder auftauchen

Im Modelo 303, deiner Quartalserklärung zur IVA, meldest du die steuerfreie innergemeinschaftliche Leistung in den dafür vorgesehenen Feldern, auch wenn keine IVA anfällt. Zusätzlich verlangt Hacienda die zusammenfassende Meldung im Modelo 349, in der du jeden EU-Kunden einzeln mit Betrag aufführst.

Nach den offiziellen Anweisungen der Agencia Tributaria ist das Modelo 349 im Regelfall monatlich fällig. Bleibst du mit deinen innergemeinschaftlichen Umsätzen im laufenden und in den vier vorangegangenen Quartalen unter 50.000 Euro ohne IVA, darfst du stattdessen vierteljährlich melden, jeweils innerhalb der ersten 20 Tage des Folgemonats. Die meisten Autonomos mit überschaubarem Auslandsgeschäft bleiben unter dieser Schwelle und melden vierteljährlich zusammen mit dem Modelo 303.

Sonderfälle: Privatkunden, Drittländer und Plattformen

Für eine Privatperson in Deutschland gilt Reverse Charge nicht, du stellst die Rechnung mit spanischer IVA. Nur bei digitalen Dienstleistungen über der EU-weiten Schwelle von 10.000 Euro greift stattdessen das One-Stop-Shop-Verfahren.
Kunden in der Schweiz oder Großbritannien liegen außerhalb der EU, VIES prüft ohnehin nur EU-Nummern. Für sie gilt die allgemeine Ortsregel für Dienstleistungen: Die Leistung wird am Sitz des Kunden erbracht und ist in Spanien nicht steuerbar, ein ROI-Eintrag ist dafür nicht nötig.
Arbeitest du über eine Plattform wie Upwork, fakturierst du meist das Plattform-Unternehmen selbst, einen Betrieb aus einem Drittland, und nicht den Endkunden direkt. Es gilt dieselbe Ortsregel wie bei Kunden außerhalb der EU.

Brauche ich das ROI, wenn mein deutscher Kunde eine Privatperson ist? Nein. Reverse Charge gilt nur zwischen Unternehmern. Bei einer Privatperson in Deutschland stellst du die Rechnung mit spanischer IVA, unabhängig davon, ob du im ROI eingetragen bist.

Wer zwischen mehreren dieser Fälle wechselt, etwa ein deutsches Unternehmen und daneben Privatkunden bedient, sollte pro Rechnung einzeln prüfen, welche Regel gilt, statt sich auf eine einmal gelernte Faustregel zu verlassen.

AEAT: ROI, VIES und Modelo 349

Offizielle Erklärung der Agencia Tributaria zur Identifikation für innergemeinschaftliche Geschäfte.

VIES: USt-IdNr. der EU prüfen

Offizielles Prüfwerkzeug der EU-Kommission für Umsatzsteuer-Identifikationsnummern.

AEAT: Anweisungen zum Modelo 349

Offizielle Anleitung mit den Fristen und der 50.000-Euro-Schwelle für die Periodizität.

Fazit

Der ROI-Eintrag über das Modelo 036 und eine geprüfte VIES-Nummer sind die Voraussetzung dafür, dass du deutschen Geschäftskunden ohne spanische IVA im Reverse-Charge-Verfahren fakturieren darfst. Die Umsätze landen anschließend im Modelo 303 und, meist vierteljährlich, im Modelo 349. Für Privatkunden, Kunden außerhalb der EU und Plattformen wie Upwork gelten eigene Regeln, die du am besten vor der ersten Rechnung klärst und nicht erst, wenn die Gestoria oder Hacienda nachfragt. Mehr zur laufenden Rechnungsstellung als Selbstständiger findest du im Ratgeber Rechnungen stellen in Spanien, Grundlagen zur Anmeldung im Ratgeber Autonomo in Spanien.