Wer auf Mallorca eine Wohnung oder ein Reihenhaus in einer Wohnanlage kauft, landet automatisch in einer Comunidad de Propietarios. Und damit in einem Geflecht aus Eigentümerversammlungen, monatlichen Cuotas, einem Presidente auf Zeit und einem Administrador de Fincas, der die eigentliche Arbeit macht. Wer diese Struktur versteht, spart Geld und Nerven. Wer sie ignoriert, bezahlt am Ende eine Sonderumlage von mehreren tausend Euro, die längst angekündigt war.
Dieser Artikel zeigt dir, wie die Hausverwaltung auf Mallorca wirklich funktioniert, wer welche Rolle hat, wie du die Buchhaltung kontrollierst und wann ein Wechsel des Administrador sinnvoll ist.
Wer macht was in der Comunidad
Die Comunidad de Propietarios ist das spanische Pendant zur deutschen WEG. Sie entsteht automatisch, sobald ein Gebäude in mehrere Eigentumseinheiten aufgeteilt ist. Die Struktur sieht immer ähnlich aus, auch wenn die Anlage nur vier Wohnungen oder zweihundert hat:
- Junta de Propietarios: Die Versammlung aller Eigentümer. Sie trifft alle wesentlichen Entscheidungen, vom Jahresbudget bis zur Fassadensanierung.
- Presidente: Ein Eigentümer, der die Comunidad nach aussen vertritt. Wird typischerweise für ein Jahr rotierend gewählt.
- Vicepresidente: Stellvertreter, nicht zwingend vorgeschrieben. In grösseren Anlagen üblich.
- Secretario: Schriftführer. In den allermeisten Comunidades übernimmt diese Rolle der Administrador.
- Administrador de Fincas: Professioneller Hausverwalter, oft eine externe Firma oder ein selbstständiger colegiado (eingetragener Berufsträger).
Die rechtliche Grundlage für das Zusammenspiel ist die Ley de Propiedad Horizontal (LPH) von 1960, aktuell in mehrfach novellierter Fassung. Sie regelt Mehrheiten, Fristen, Rechte und Pflichten. Die Estatutos (Satzung) der Comunidad dürfen ergänzen, aber nicht gegen das Gesetz verstossen.
Tipp: Estatutos und letzte drei Actas lesen
Vor dem Kauf einer Wohnung solltest du die Estatutos und die Protokolle (Actas) der letzten drei Juntas anfordern. Dort stehen geplante Sonderumlagen, laufende Konflikte mit Nachbarn und der Zustand des Fondo de Reserva. Mehr dazu im Artikel Nachbarschaftsrecht auf Mallorca.
Aufgaben des Administrador de Fincas
Der Administrador ist auf Mallorca in fast jeder Anlage mit mehr als vier Einheiten ein externer Dienstleister. Er ist beim Colegio de Administradores de Fincas Balears eingeschrieben, hat eine Berufshaftpflicht und arbeitet nach festen Honorarsätzen. Sein Aufgabenkatalog ist in der LPH und im Vertrag mit der Comunidad geregelt.
Laufende Verwaltung
- Führung der Buchhaltung und des Gemeinschaftskontos
- Monatliches Einziehen der Cuota per Lastschrift (domiciliación)
- Bezahlen von Strom, Wasser, Versicherung, Hausmeister, Reinigungsfirma, Gärtner, Aufzugwartung
- Beauftragung kleiner Reparaturen im Rahmen seiner Kompetenz (meist bis 500 bis 1.000 EUR)
- Pflege der Eigentümerliste und Kontaktdaten
- Ansprechpartner für Bewohner bei Schäden und Meldungen
Organisation der Juntas
- Einberufung der Junta Ordinaria (einmal pro Jahr, Pflicht)
- Versand der Tagesordnung (Convocatoria) mit mindestens sechs Kalendertagen Vorlauf
- Protokollführung und Verteilung der Acta
- Umsetzung der Beschlüsse
Rechtliche Unterstützung
- Mahnverfahren (Procedimiento monitorio) bei säumigen Eigentümern
- Vertretung gegenüber Versicherungen und Gutachtern
- Koordination mit Anwälten bei grösseren Verfahren
In Palma und im Südwesten der Insel dominieren wenige grosse Administrador-Gruppen mit deutschsprachigen Ansprechpartnern. Im Inselinneren arbeiten oft kleine, rein spanischsprachige Büros. Die Qualität schwankt stark, unabhängig von der Grösse.
Achtung: Nicht jeder Administrador ist colegiado
In Spanien gibt es freiberufliche Verwalter ohne Zulassung. Das ist legal, aber du hast im Streitfall keinen Berufsverband im Rücken und keine garantierte Haftpflicht. Frage vor Vertragsschluss nach der Número de Colegiado.
Rolle des Presidente
Der Presidente ist kein Chef, sondern ein Vertreter. Er unterschreibt im Namen der Comunidad, lädt zur Junta ein (formal, praktisch macht das der Administrador), nimmt Handwerker in Empfang und wird Ansprechpartner bei rechtlichen Schritten.
Was der Presidente darf
- Die Comunidad gegenüber Behörden und Dritten vertreten
- Dringende Reparaturen autorisieren, wenn keine Zeit für eine Junta bleibt
- Die Einhaltung der Beschlüsse überwachen
- Gemeinsam mit dem Administrador das Budget vorbereiten
Was der Presidente nicht darf
- Alleine wesentliche Ausgaben entscheiden, das ist Sache der Junta
- Die Estatutos ändern
- Mitbewohner sanktionieren ohne Beschluss
Die Amtszeit ist in der Regel ein Jahr. Viele Comunidades rotieren in alphabetischer Reihenfolge der Eigentümer oder nach Wohnungsnummer. In Anlagen mit vielen ausländischen Eigentümern wird das Amt oft mit einer kleinen jährlichen Vergütung versehen, damit jemand freiwillig übernimmt. Das muss die Junta mit einfacher Mehrheit beschliessen.
Tipp: Presidente-Jahr als Lernphase
Wenn du zum ersten Mal Presidente wirst, nutze das Jahr zum Einlesen. Du erhältst Zugriff auf alle Verträge, kannst den Administrador kritisch prüfen und bekommst einen Überblick über alle Konflikte. Viele Eigentümer sehen danach ihre Comunidad mit anderen Augen.
Kostenkontrolle und Budget
Die Comunidad lebt von der monatlichen Cuota. Das Budget (Presupuesto) wird jedes Jahr in der Junta Ordinaria beschlossen. Es ist deine wichtigste Waffe gegen überraschende Sonderumlagen.
Typische Posten im Budget
| Posten | Anteil am Budget (grob) | Bemerkung |
|---|---|---|
| Reinigung und Gärtnerei | 20 bis 35 % | Hauptkostenblock in fast jeder Anlage |
| Versicherung der Comunidad | 10 bis 20 % | Deckt Gemeinschaftsschäden, Haftpflicht |
| Strom und Wasser Gemeinschaft | 10 bis 15 % | Pool, Aufzug, Flure, Bewässerung |
| Aufzug und Technik | 5 bis 15 % | Wartung, Prüfung, Rücklagen |
| Administrador und Verwaltung | 10 bis 15 % | Honorar, Buchhaltung, Porto |
| Fondo de Reserva | mindestens 10 % | Gesetzlich vorgeschrieben |
Die Cuota einer Standardwohnung in Palma liegt bei 80 bis 180 EUR monatlich. In Luxusanlagen am Meer mit Concierge, mehreren Pools oder Sicherheitsdienst sind 300 bis 600 EUR keine Seltenheit. Wer eine Immobilie auf Mallorca kauft, sollte die Cuota vor dem Notartermin exakt kennen.
Der Fondo de Reserva
Nach Artikel 9 LPH muss jede Comunidad einen Fondo de Reserva in Höhe von mindestens 10 Prozent des letzten Jahresbudgets halten. Dieser Topf dient ausschliesslich dafür, dringende Reparaturen zu zahlen, ohne sofort eine Derrama ausschreiben zu müssen. Ist er leer, sind Sonderumlagen fast unvermeidlich.
Achtung: Niedriger Fondo de Reserva ist ein Warnsignal
Wenn der Fondo unter 10 Prozent fällt, muss er per Gesetz nachgefüllt werden. Das geschieht meist über eine Derrama. Bei einer Wohnung mit einem Eigentumsanteil von 2 Prozent kann das schnell mehrere tausend Euro bedeuten.
Administrador wechseln
Unzufriedenheit mit dem Administrador ist auf Mallorca weit verbreitet. Typische Gründe: schlechte Erreichbarkeit, keine deutschsprachige Kommunikation, intransparente Abrechnungen, überteuerte Handwerker aus dem eigenen Netzwerk. Ein Wechsel ist machbar, aber strukturiert anzugehen.
Sauberer Wechsel in fünf Schritten
- Problem dokumentieren: Konkrete Vorfälle mit Datum, E-Mails, offene Antworten schriftlich festhalten.
- Presidente ins Boot holen: Ohne Rückhalt wird es schwer, eine Mehrheit in der Junta zu organisieren.
- Alternative Angebote einholen: Mindestens drei Kostenvoranschläge von anderen Administradores, idealerweise mit Referenzen aus vergleichbaren Anlagen.
- Tagesordnung der Junta: Der Wechsel muss als Punkt in der Convocatoria stehen, sonst ist der Beschluss anfechtbar.
- Beschluss und Übergabe: Einfache Mehrheit reicht. Übergabefrist von meist 30 Tagen, in der Zeit müssen Belege, Bankauszüge und Schlüssel übergeben werden.
Typische Stolperfallen
- Bestehende Verträge mit Dienstleistern (Reinigung, Aufzug) laufen oft über den alten Administrador und müssen neu zugeordnet werden.
- Vollmachten beim Gemeinschaftskonto müssen schnell angepasst werden.
- Manche Altverwalter verzögern die Übergabe der Unterlagen. Ein Anwalt kann hier schneller Klarheit schaffen.
Dein Einfluss als Eigentümer
Viele Eigentümer auf Mallorca sehen ihre Comunidad als etwas, das einfach passiert. Die bessere Haltung ist aktive Mitgestaltung, schon weil es dein Geld ist.
Das kannst du jederzeit tun
- Einsicht in Unterlagen verlangen: Per E-Mail an den Administrador mit angemessener Frist
- Rechnungen einzeln prüfen: Besonders bei Reparaturen über 500 EUR lohnt sich der Blick, ob ein Marktpreis bezahlt wurde
- An jeder Junta teilnehmen: Persönlich oder per Vollmacht (representación)
- Punkte auf die Tagesordnung setzen: Als Eigentümer mit mindestens 25 Prozent Anteil hast du das Recht, Themen einzubringen
- Untermehrheiten bilden: Bei konfliktträchtigen Themen lohnt es sich, vorher mit anderen Eigentümern zu sprechen
Wann du einen Anwalt brauchst
Nicht jeder Konflikt muss eskalieren. Aber es gibt Situationen, in denen ein Fachanwalt sinnvoll ist:
- Eine Derrama wird ohne gültigen Beschluss eingezogen
- Der Administrador verweigert dir die Einsicht in die Buchhaltung
- Es besteht der Verdacht auf Veruntreuung
- Die Junta beschliesst gegen geltendes Recht oder die Estatutos
- Eine bauliche Massnahme betrifft dein Eigentum und wurde ohne Einstimmigkeit entschieden
Checkliste für den Jahreswechsel
Einmal pro Jahr, idealerweise vor der Junta Ordinaria, solltest du dir eine halbe Stunde Zeit nehmen:
- Cuota und eventuelle Derramas der letzten zwölf Monate prüfen
- Jahresabrechnung mit dem Vorjahr vergleichen
- Veränderte Posten hinterfragen (warum ist die Versicherung um 20 Prozent teurer?)
- Fondo de Reserva kontrollieren
- Offene Punkte für die Tagesordnung notieren
Wer das konsequent macht, spart langfristig deutlich mehr als die Zeit, die er investiert. Und er ist vorbereitet, wenn die nächste Fassadensanierung ansteht.