In Spanien Mitarbeiter einzustellen ist machbar, aber das Arbeitsrecht ist deutlich detaillierter als in Deutschland. Es gibt mehr Vertragsarten, regional unterschiedliche Convenios Colectivos und harte Sanktionen, wenn formale Schritte fehlen. Diese Anleitung führt dich durch die wichtigsten Punkte, damit du auf Mallorca rechtssicher und planbar einstellst.
Vertragsarten in Spanien
Seit der Arbeitsmarktreform 2022 ist die unbefristete Stelle der Standardfall. Befristete Verträge sind nur noch für eng definierte Ausnahmen erlaubt. Die wichtigsten Vertragstypen:
- Indefinido (unbefristet): Standard für jede dauerhafte Stelle. Kann Voll- oder Teilzeit sein. Probezeit nach Convenio.
- Fijo discontinuo (fest, aber saisonal): Klassisch in der Hostelería auf Mallorca. Du beschäftigst Mitarbeiter saisonal (z.B. April bis Oktober), zahlst in der Off-Season nichts, behältst aber den Mitarbeiter im Bestand und rufst ihn jedes Jahr neu ab.
- Temporal por sustitución: Vertretung für Krankheit, Mutterschutz oder Urlaub. Maximale Dauer ist die Abwesenheit der vertretenen Person.
- Temporal por circunstancias de la producción: Befristete Auftragsspitzen, maximal 6 Monate (verlängerbar bis 12). Muss sachlich begründet sein.
- Formación en alternancia / Práctica profesional: Ausbildung beziehungsweise Praktikumsverträge mit besonderen Mindestbedingungen.
Welcher Vertrag in dein Geschäft passt, hängt vor allem von der Saisonalität ab. Auf Mallorca lohnt sich für Gastronomie und Tourismus oft der Fijo discontinuo, weil er die Reform-Strafzahlungen bei Wiedereinstellungen vermeidet.
Stelle bei jeder neuen Person zuerst die Frage: Habe ich einen dauerhaften Bedarf oder eine klar abgrenzbare Saison? Antwort steuert die Vertragsart und damit alle weiteren Schritte.
Sozialabgaben und Lohnnebenkosten
Spanien hat hohe Lohnnebenkosten. Faustformel: Auf jeden Euro Bruttolohn kommen rund 30 Cent Arbeitgeberbeitrag obendrauf. Hier die Aufschlüsselung 2026:
| Posten | Arbeitgeberanteil | Arbeitnehmeranteil |
|---|---|---|
| Allgemeine Sozialversicherung (Régimen General) | 23,60 Prozent | 4,70 Prozent |
| Arbeitslosenversicherung (indefinido) | 5,50 Prozent | 1,55 Prozent |
| FOGASA (Insolvenzschutz) | 0,20 Prozent | 0 Prozent |
| Berufsbildung | 0,60 Prozent | 0,10 Prozent |
| Risiko (AT/EP, branchenabhängig) | 1,00 bis 6,70 Prozent | 0 Prozent |
| MEI (Mecanismo de Equidad Intergeneracional) | 0,67 Prozent | 0,13 Prozent |
Bemessungsgrundlage ist die Base de cotización, die monatlich nach unten und oben gedeckelt ist (2026 zwischen ca. 1.323 EUR und 4.909 EUR). Jeder Mitarbeiter kostet dich also pro Monat zwischen Mindestlohn (SMI 2026 voraussichtlich 1.184 EUR brutto x 14 Zahlungen) und einem oberen Cap an Sozialabgaben.
Plane neben dem Bruttogehalt mit:
- 14 Monatsgehältern pro Jahr (Pagas extras Juli und Dezember). Manche Convenios erlauben "prorrateo", also Verteilung auf 12 Monate.
- 30 Tagen Mindesturlaub pro Jahr.
- Jahresende-Boni und Sondervergütungen je nach Convenio.
Anmeldung bei der Seguridad Social
Bevor du jemanden einstellst, musst du als Arbeitgeber im Sistema RED (Remisión Electrónica de Datos) registriert sein. Das passiert über die Tesorería General de la Seguridad Social, in der Regel über deine Gestoría laboral. Der Ablauf:
- CCC anlegen (Código de Cuenta de Cotización): Nummer, unter der deine Mitarbeiter laufen. Pro Branche und ggf. Niederlassung eine eigene CCC.
- Inscripción de empresa: Anmeldung deines Unternehmens als Arbeitgeber.
- Alta del trabajador: Spätestens 60 Minuten vor Arbeitsbeginn musst du den Mitarbeiter über das System RED anmelden. Vorher Arbeit aufnehmen ist Schwarzarbeit.
- Vertragsmeldung beim SEPE (contrat@): Spätestens 10 Tage nach Arbeitsbeginn.
- Gesundheitsuntersuchung (Reconocimiento médico): Pflicht in vielen Branchen, vor allem in Bau, Gastro und Pflege.
Eine fehlende oder verspätete Alta zählt als Infracción muy grave. Bußgelder starten bei 7.500 EUR pro nicht angemeldetem Mitarbeiter und können bei Wiederholung in fünfstellige Bereiche gehen. Die Inspección de Trabajo ist auf Mallorca im Sommer in Touristenzentren sehr aktiv.
Probezeit und Kündigung
Die Probezeit (período de prueba) muss schriftlich im Vertrag stehen, sonst gilt sie nicht.
- Standardfristen: 6 Monate für titulados (qualifizierte Berufe mit Hochschulabschluss), 2 Monate für andere. Convenios können das verkürzen.
- Kündigung in der Probezeit: Beidseitig ohne Begründung, ohne Abfindung, ohne Frist.
- Schwangerschaftsschutz: Auch in der Probezeit darf eine Kündigung nicht aufgrund einer Schwangerschaft erfolgen, sonst nichtig.
Nach der Probezeit greifen die regulären Kündigungsmodi:
- Despido por causas objetivas (wirtschaftlich, organisatorisch, technisch): 20 Tageslöhne pro Jahr, gedeckelt auf 12 Monatsgehälter, 15 Tage Vorankündigungsfrist.
- Despido disciplinario (verhaltensbedingt): Keine Abfindung, aber strenge Beweislast. Wird die Kündigung als improcedente eingestuft, schuldest du 33 Tageslöhne pro Jahr (max. 24 Monatsgehälter).
- Despido improcedente: Vergleich oder Urteil. Gericht entscheidet zwischen Wiedereinstellung oder Abfindung.
- Despido nulo: Bei Verletzung von Grundrechten oder Schutzgruppen (Schwangerschaft, Vereinbarkeit Familie). Folge ist immer Wiedereinstellung plus Lohnnachzahlung.
Urlaub und Feiertage
In Spanien gelten 30 Kalendertage Mindesturlaub pro Jahr (entspricht 22 Werktagen Mo bis Fr). Hinzu kommen 14 gesetzliche Feiertage, davon 8 national, 4 regional (Balearen) und 2 lokal (z.B. Sant Sebastià in Palma, Verge de la Salut in Andratx).
- Pagas extras: Juli und Dezember zusätzlich, soweit nicht prorratisch verteilt.
- Permisos retribuidos: bezahlte Sonderurlaubstage für Heirat, Geburt, Umzug, Sterbefall. Convenio kann erweitern.
- Reducción de jornada: Eltern können bis zum 12. Lebensjahr des Kindes auf Antrag stundenweise reduzieren.
Plane bei der Schichtgestaltung in der Saison ausreichend Personal ein, da nicht genommener Urlaub am Jahresende ausgezahlt werden muss und viele Mitarbeiter Urlaub im Winter "nachholen" wollen.
Arbeitsrecht-Besonderheiten
Spaniens Arbeitsrecht hat ein paar Eigenheiten, die Deutsche oft überraschen:
- Convenio Colectivo schlägt Einzelvertrag: Wenn dein Vertrag schlechter ist als der Convenio, gilt automatisch der Convenio. Mache es dir leicht: Vereinbare alles über dem Convenio-Mindeststandard.
- Indemnización por finalización: Selbst bei sauber befristeten Verträgen schuldest du am Ende eine Abfindung von 12 Tageslöhnen pro Jahr.
- FOGASA: Springt bei Insolvenz mit gedeckelten Beträgen ein. Trotzdem keine Versicherung, die dich entlastet, sondern eine Bürgschaft für deine Mitarbeiter.
- Inspección de Trabajo: Sehr aktiv. Anonyme Anzeigen führen meist zu Vor-Ort-Besuchen. Saubere Dokumentation aller Verträge, Arbeitszeiten und Lohnabrechnungen ist Pflicht.
- Registro horario: Seit 2019 musst du die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters dokumentieren. Excel-Tabellen reichen, besser sind digitale Tools wie Sesame, Bizneo oder die Lösungen aus deinem Lohnabrechnungsprogramm.
Wer auf Mallorca Mitarbeiter einstellen will, kommt an einer Gestoría laboral und einer fachkundigen Beratung kaum vorbei. Die monatliche Pauschale (60 bis 100 EUR pro Mitarbeiter) ist im Vergleich zu den möglichen Strafen und Anwaltskosten gut investiert. In Kombination mit einem klaren Vertragsmodell, sauberer Lohnabrechnung und einer guten Beziehung zum Convenio Colectivo läuft Personal in Spanien planbar und langfristig zuverlässig.